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项目申报核心技能之五
编辑:宁波勤瑞信息服务有限公司   发布时间:2021-11-25

下面就具体展开介绍专项资金申报工作的项目管理工作,看看都有哪些主要内容,有哪些注意事项。
一、专项资金申报工作项目阶段及管理
1、项目申报前
准备工作是关系到是否具备申请资格的关键一步,是否按照指南准备是获取竞争资格的第一步。提前准备可以参考历史文件,参考依据为近年指南要求,并根据政策方向适当修订。
具体内容包括:
1)指南对于申报主体、项目应具备基本条件要求;
2)去年指南规定要求申报项目的基本情况,比如对于成熟度、知识产权、技术水平、投资进度等的具体要求;
3)指南对于企业状况的基本要求,比如对于企事业法人资格、注册类型、注册资本、注册时间、经营范围、净资产、销售额、总资产、资产负债等作出的规定;
4)如果前年、去年每年条件有变化,今年必须根据规律进行调整准备。
根据对比分析,找出差距,提前进行补充。比如资质不足必须办理完备相关证件,指标不够也需要提前与财务协调,技术指标不达标需要与技术部门协商等等工作,力求满足基本条件。
2、项目申报中
当主管部门发布文件、指南后,企业开始积极申报,项目申报中对于信息分析、材料收集以及申报具体工作必须严谨、高效。
首先,我们必须解读政策、指南,获得完整的申报信息,这样工作才有的放矢。信息获得必须注意:
1)准确解读政策。片面或者不准确都会造成申报失败,比如文件要求的技术方向,必须仔细阅读细分领域是否包含了企业准备申报的项目,文字清晰、技术表述准确,否则就不算符合。
2)把握文件对于基础条件的定义。政策文件撰写规范,不能根据字面意思去理解,必须仔细阅读文件对于要求的具体定义,比如年龄55岁以下,这是有严格的时间限制的,年月日都不能错。
3)根据历史规律推导今年的侧重点。每年对于支持的侧重点都会不同,必须总结前两年的规律,看看今年文件有哪些不同,在大方向一致的文件中,有哪些表述不同。
接下来就是准备申报材料,这是项目申报的核心内容,项目落地和可见成果的体现。申报材料必须注意区分必备材料、参考材料,要件审查的材料必须严谨、规范,即使印章、签字之类都不能有误差。根据评分规则准备加分材料也是非常重要的工作。
3、项目申报后
最容易忽略的工作就是申报后,其实,提交了项目才是万里长征第一步,后面还有许多重要的工作。一般项目审核流程会有网络审核、现场答辩以及终审公示。
项目组必须提前准备好答辩材料,安排答辩团队以及注意事项。答辩是决定成败的关键一步:
1)控制时间,时间一般在10-15分钟左右,语言简明扼要、突出重点;
2)出席人员2-4人为宜,安排财务负责人、技术负责人、企业负责人参与;
3)根据要求准备材料,比如PPT、证据等。
另外就是今年一直强调的验收问题。《重拳出击!二十家单位联合惩戒科研失信行为,企业必须重视验收、合规性》。项目成功后获得资金,必须按照申报承诺的时间提出验收申请,同时准备验收的资料和证明材料,基本包括:项目验收申请表、项目工作总结报告、项目专项审计报告(原件)、相关财务报表、成果证据(专利、论文等)、立项合同。关于验收及风险管理下面作为重点介绍。
二、项目验收与风险管理
(一)项目验收过程管理
1、专项资金项目验收流程
项目承担单位将验收材料提交验收组织单位;采用会议验收方式的,由验收组织单位确定验收组技术和财务专家,举行验收会议;采用现场验收方式的,由验收组织单位确定验收组技术和财务专家,进入企业现场考察,根据企业准备好的验收材料,审核验收后,给出评价。
2、专项资金项目结题验收材料
项目合同书
项目实施工作总结和技术总结报告
项目经费审计报告或者财务决算报告
与项目成果相关的重要数据、技术资料、专著、论文和照片资料等
涉及技术、经济指标的有关证明材料包括检测报告、用户报告等
科技计划项目经费决算申报书、发票复印件(只需提交经审计确认的)。
其中,检测报告是指,合法具有相关领域检测资质的第三方机构(独立于承担单位、合作单位及其利益相关方以外的机构)针对合同约定技术指标完成情况出具的检测结果。各个项目有差异,最终以政府最新文件要求为准。
3、项目组织单位审查
项目组织单位在线对项目承担单位提交的科技计划项目结题验收材料完整性及合同考核指标的完成情况进行审查。审查通过的进入组织验收,审查不通过的返回项目承担单位进行修改。
4、组织验收
组织验收包括线上和线下验收方式。验收材料通过项目组织单位审查后,由组织验收单位受理验收材料,组织专家对项目进行验收评审,在系统上传专家验收意见。
5、验收结果
对验收评审意见为建议不通过验收的项目,项目承担单位应在限定时间内完成整改并重新提出验收申请。再次验收仍未通过的,办理项目合同终止。验收意见全部会报送主管部门公示公开。
6、验收材料注意事项
验收的方式根据主管部门要求会有一定差异,基本要求如下:
1)准备成套验收会议材料,保证到会专家人手一份;
2)准备好有关证明材料的原件,供专家组会上审查;
3)制作验收会汇报PPT,PPT 内容应包含工作总结、技术总结、经费总结及项目合同指标完成情况的对比;
4)准备好验收专家签到表;
5)组织现场会议的,须做好现场演示、考察的准备工作。
(二)验收与风险管理
最近几年我们都提示了配套验收不通过的风险,我们一直提醒项目验收,但是风险一直存在,这是项目申报工作风险管理的重点工作之一。
根据实际情况,验收采用会议验收或者现场评审的方式,参加答辩人员为各项目负责人、财务负责人、验收材料编写人员。不合规的处罚措施:
1.不再拨付区配套资金的余款;
2.采取列入科研失信名单、停止区科技资金申请资格两年、两年内不予推荐申报上级各类项目的处罚措施;
3.对无法取得联系或拒不配合的企业,出具律师函,收回已拨付的区配套经费;
4.处理结果在我局网站进行公告。
如何进行风险管理是专项资金项目申报工作的重心之一,下面几点建议可以参考。
1、识别风险的能力
项目申报工程师的技能之一就是识别风险。如何识别风险?这就要求我们必须熟练解读政策,通过政策文件的要求,相关管理制度的规范判断可能出现的风险。
一般政策文件前面都会讲述本政策的来源与依据,如果不熟悉相关制度,必须把相关制度都找来研究,识别出可能出现的风险。
2、分析风险的技能
风险分析也就政策解读的能力以及符合性判断的能力。比如我们看到政策通知文件引述了相关的制度以及指南本身,就要明白可能涉及的管理要求。
文件引述了三个文件,包含自身就有四个文件需要研究,看完后要把每个文件对于合规性的要求挑选出来,根据申报主体的情况进行符合性判定。
管理要求明确不同情况的管理办法,我们必须仔细核对,判定自身是否符合。
3、处理风险方案
项目申报工程师根据项目管理的风险判定,制定风险处理方案,邀请企业内部相关职能部门参与。
根据风险判定,建立分工处理方案,责任落实到各部门负责人。比如技术部定期完成报告、财务部定期通报数据、人事部定期提供人员名单和社保等资料。
按照项目规定的频率定期汇报,规定的时间定期验收,有问题主动反馈等。
4、监督管理制度
建议公司的审计部参与监督管理,事关企业在政府主管部门的奖惩,审计部门定期审查相关部门履行政策监管的落实和实施情况。
公司内部建立风险管理制度以及监督制度,确保责任落实以及措施有效。
5、建立报告机制
由于企业经营总是有些无法确定的突发事件,让公司建立的管理制度无法有效控制风险。这时候我们必须建立报告机制,首先向内部高层汇报,再向政府主管部门汇报,寻求处理办法。
比如,项目负责人离职了如何处理?既然已经离职,那么他就无法履行当初承诺的项目任务,究竟该如何处理,我们必须寻求主管部门的帮助。
还比如,市场环境、技术发展的变化都会影响我们当初立项撰写的成果以及交付的效益,这时候也是需要寻求主管部门的帮助,所以报告制度就显得非常重要。
三、专项资金申报管理工具(MP)
1、 范围管理
为了实现项目的目标,对项目的工作内容进行控制的管理过程。每次申报的项目必须限定工作范围,根据申报目标把工作范围具体化,准确的范围管理是项目进度、质量以及成本控制的关键。无计划的开展申报工作对申报流程带来很多不确定性,而成功申报的基础是每个环节必须有序进行,每个环节都不能出错。
2、 时间管理
为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。时间、时效是项目申报的基本要求。过期不候没有任何条件可以讲,所以时间管理尤为关键,可以采用一些工具进行辅助管理,比如甘特图、GTD等。
3、 成本管理
为了保证完成项目的实际成本、费用不超过预算成本、费用的管理过程。项目申报的成本主要体现在前置条件要求、要件必备材料、申报过程费用,比如知识产权费用、人才费用、财务审计费等。
4、质量管理
为了确保项目达到客户所规定的质量要求所实施的一系列管理过程。质量管理主要体现在准时按照要求提供素材、完整填报、撰写符合要求的申报书以及符合评分规则的佐证材料等。质量管理是建立在对申报政策的深入研究和准确理解上。
5、人力资源管理
为了保证所有项目关系人的能力和积极性都得到最有效地发挥和利用所做的一系列管理措施。对于申报项目来说,另外的非专职人员就是财务、技术部门,以及其他辅助申报部门的人力支援。
6、 沟通管理
为了确保项目的信息的合理收集和传输所需要实施的一系列措施。沟通管理包括内部沟通与外部沟通,这是项目经理特别是负责项目申报的责任人必备技能。
7、风险管理
涉及项目可能遇到各种不确定因素。项目申报是参与政府资金的特殊项目管理,必须有风险识别、风险量化、制订对策和风险控制等方案。降低风险包括项目本身的失败风险,更应该包括项目申报带来的企业风险。
8、采购管理
为了从项目实施组织之外获得所需资源或服务所采取的一系列管理措施。比如知识产权、设备、成果以及服务,根据政策需要组织采购。
9、 集成管理
为确保项目各项工作能够有机地协调和配合所展开的综合性和全局性的项目管理工作和过程。项目申报是一个综合性很强的工作,不是一个部门,一个人可以完成的,申报工作必须有多个部门支持才能完成,并涉及到外部(主管部门)的配合与支持。
10、干系人管理
指对项目干系人需要、希望和期望的识别,并通过沟通上的管理来满足其需要、解决其问题的过程。正如上文一直提到的,项目申报的复杂性以及多场景活动,涉及干系人特别多,且关系错综复杂,需要项目负责人积极干预。
11、项目实施管理形式
1)设置政府项目申报管理的专门机构。
政府项目的规模庞大(特别是支持额度上千万的)、工作复杂、时间紧迫;项目的不确定因素多,有很多新技术、新情况和新问题需要不断研究解决;项目实施中涉及部门和单位较多,需要相互配合、协同攻关。建议企业单独设置专门机构,配备一定的专职人员,来完成这部分工作。
2)设置政府项目申报专职管理人员。
一些企业觉得规模不够大,设置专门的机构有点浪费,那么在恰当的部门设置一个专职岗位,指派专职人员负责这些工作也是不错的选择。比如放在财务部、技术部或者总经理办公室等。
3)申报过程设置项目主管,对项目进行临时授权管理。
4)设置矩阵结构的组织形式,对项目进行综合
参考文件
1、追缴资金禁止申报处罚,企业如何提高政府专项资金项目风险管理?
2、风险警示:配套科技项目验收通知,我们需要一个合规经理吗?
3、项目申报技能验收篇:科技项目验收过程管理
4、项目申报成功率高,因为用了这个管理工具